AZ Monica herstart elektronisch patiëntendossier in basisfunctionaliteiten na cyberincident. 

DEURNE/ANTWERPEN – Drie weken na het cyberincident dat AZ Monica trof, zet het ziekenhuis een belangrijke stap vooruit in zijn hersteltraject. Sinds vandaag is het elektronisch patiëntendossier (EPD) opnieuw opgestart. Daardoor kunnen patiënten opnieuw zoals voorheen worden ingeschreven en krijgen medewerkers opnieuw digitale ondersteuning bij de zorgverlening.

Op 13 januari werd AZ Monica getroffen door een cyberincident. Uit voorzorg werden toen alle servers van de campussen in Deurne en Antwerpen tijdelijk uitgeschakeld. Desondanks het uitschakelen van de server, is het ziekenhuis operationeel gebleven. Er werden arbeidsintensieve, niet-digitale processen opgezet om de patiënt op een veilige manier te kunnen blijven helpen. Daarnaast werkt het ziekenhuis intensief aan het herstel van de IT-systemen, waar vandaag een eerste grote mijlpaal bereikt is.

Wat betekent de heropstart van het elektronisch patiëntendossier voor patiënten?

• Inschrijving zoals voorheen: Patiënten die vanaf vandaag naar AZ Monica komen, worden opnieuw digitaal ingeschreven zoals vóór het incident.
• Inschrijvingskiosken opnieuw actief: De zelfbedieningskiosken, waarbij patiënten zich aanmelden met hun identiteitskaart, zijn opnieuw operationeel.
• Toegang tot digitale patiëntinformatie voor zorgverleners: Zorgverleners binnen het ziekenhuis kunnen opnieuw noodzakelijke informatie raadplegen in het EPD.

Administratieve inhaalbeweging
Achter de schermen wordt een grote administratieve inhaalbeweging gemaakt om alle informatie die afgelopen 3 weken op papier werd bijgehouden, in het elektronisch patiëntendossier te zetten. De informatie up-to-date in het systeem krijgen, is essentieel om de patiënten die in ons ziekenhuis verblijven, vanaf nu correct in het EPD te kunnen opvolgen.   Ook op het vlak van afspraken is een inhaaloperatie aan de gang. De voorbije drie weken konden nagenoeg alle geplande consultaties doorgaan, maar nieuwe afspraken werden manueel genoteerd. Medische diensten zijn momenteel bezig om alle afspraken opnieuw in het elektronische systeem te verwerken, zodat agenda’s weer volledig up-to-date zijn. AZ Monica verwacht deze administratieve achterstand tegen het einde van de week grotendeels te hebben ingehaald. Dit is belangrijk om patiënten die een afspraak willen maken een correcte datum en tijdstip te kunnen bevestigen.

Belangrijke volgende stappen
De heropstart van het elektronisch patiëntendossier is een eerste grote mijlpaal binnen het recoveryplan van AZ Monica. De volgende belangrijke stappen situeren zich op het vlak van:

• Apotheek & medicatie
• Centrale Sterilisatie Afdeling (CSA)

Deze heropstart van deze systemen is cruciaal voor een verdere opschaling in chirurgische activiteit.

Voor elke stap in het recovery plan dat gezet zal worden, is een concreet plan van aanpak uitgewerkt om de uitrol binnen de organisatie zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Interne werking grotendeels hersteld

Eerst werd er terug een basis IT-infrastructuur opgezet om hierop verder te kunnen bouwen en ook interne systemen terug op te starten. Ook daar werden al belangrijke stappen gezet:

• Het ziekenhuis beschikt opnieuw over een stabiel intern digitaal netwerk.
• Medewerkers kunnen opnieuw digitaal werken na onder meer wachtwoordresets, controles van IT-hardware en doorgedreven monitoring.
• Systemen voor stockbeheer, magazijnbeheer, boekhouding en facturatie zijn opnieuw opgestart, al loopt ook hier nog een inhaalbeweging.
• Door het cyberincident konden de lonen van januari niet correct berekend worden. Om medewerkers toch tijdig te betalen, werd op 30 januari een voorschot van 90% van het nettoloon van december uitbetaald, in overleg met de syndicale partners. De HR-systemen zijn intussen opnieuw actief en AZ Monica verwacht het resterende deel van het loon van januari half februari correct te kunnen uitbetalen.

Vooruitblik
“Hoewel we beseffen dat we er nog niet zijn, betekent vandaag een belangrijke stap vooruit,” aldus algemeen directeur Geert Smits. “Er ligt nog een aanzienlijke administratieve achterstand, maar we zijn hoopvol – voor onze medewerkers, onze patiënten en voor de vlotte werking van het ziekenhuis.”
AZ Monica blijft de komende weken focussen op het wegwerken van de administratieve achterstand en de uitbreiding van de digitale systemen, met blijvende aandacht voor patiëntveiligheid en ondersteuning van de zorgverleners.