Privacybeleid

Privacyverklaring sollicitanten – AZ Monica

Laatste update: 10 juni 2020

In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe AZ Monica (hierna “AZM” genoemd) zich inzet voor de bescherming van de privacy van haar externe en interne kandidaten waarvan persoonsgegevens verzameld worden. Deze voorwaarden zijn van toepassing op de wervings- en selectieactiviteiten door AZ Monica.

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

AZ Monica
Florent Pauwelslei 1
2100 Deurne
OR nr.: 0459.768.815
Tel.: +32 (0)3 320 50 00
Mail: info@azmonica.be

2. Contactgegevens functionaris gegevensbescherming

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) adviseert AZM inzake de bescherming van persoonsgegevens van de betrokkenen. Contact: dpo@azmonica.be

3. Toepassingsgebied

Via de careersite of intranet krijgen kandidaten de mogelijkheid om spontaan te solliciteren en/of voor vacatures specifiek.
AZM, de verwerkingsverantwoordelijke, verbindt er zich toe uw persoonsgegevens enkel voor volgende verwerkingsdoeleinden te gebruiken:

• Ontvangen van sollicitaties of vragen over vacatures
• Kandidaten opvolgen en communiceren over het sollicitatieproces
• Afspraken inplannen met kandidaten
• Wervingsreserve samenstellen (databank met kandidaat-werknemers)
• Melding nieuwe vacatures
• Sollicitatiegedrag analyseren om procedures te verbeteren en fraudepreventie4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?AZM verwerkt persoonsgegevens die je doorgeeft bij het invullen van het sollicitatieformulier en tijdens de sollicitatieprocedure, al dan niet d.m.v. bestanden (bv. CV, brief) op de careersite of intranet, persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail.
  Het gaat om volgende gegevens:
  • Identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer)
  • Persoonlijk kenmerken ( geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, nationaliteit, taal, … )
  • Rijksregisternummer
  • Opleiding, loopbaan (diploma’s, getuigschriften, …)
  • Eventueel hobby’s en interesses
  • Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt ofdie jou bekend zijn
  • Eventueel foto’s (bv. pasfoto)

AZM gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden zoals beschreven in punt 5.

5. Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt en wat is de verwerkingsgrond?

Je persoonsgegevens worden door AZM gebruikt voor / om:

• het opvolgen van jouw sollicitatie en het selectieproces

• de toepassing van een wettelijke verplichting

• contact te kunnen opnemen met jou

Het verstrekken van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om de selectieprocedure te kunnen doorlopen.

Elke wijziging van persoonsgegevens meld je onmiddellijk en spontaan aan de selectiedienst of betrokken HR-dienst van AZM.

Als u via de careersite van AZM (sollicitatieformulier of contactformulier) persoonsgegevens verstrekt en de checkbox “privacy” aanvinkt, aanvaardt u en stemt u in met de verwerking van deze persoonsgegevens door AZM en bevestigd u deze voorwaarden gelezen en goedgekeurd te hebben. De gegevens van de kandidaat zijn zo nauwkeurig mogelijk en worden zo nodig door de kandidaat en AZM bijgewerkt.

4. Bewaartermijn

AZM bewaart de gegevens voor zo lang nodig is in het kader van jouw sollicitatie.
Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart AZM de persoonsgegevens van de kandidaat in de wervingsreserve voor het geval er een geschikte vacature is. Tenzij de lokale wetgeving anders bepaalt, worden de gegevens van de kandidaat maximaal 3 jaar bewaard na afsluiten sollicitatie.
Als de bewaartermijn verstreken is, zal de kandidaat volledig uit het systeem van AZM
gewist worden.

5. Rechten van de kandidaat/sollicitant

Je kunt je persoonsgegevens inkijken, laten verbeteren, ze laten verwijderen of in bepaalde gevallen de verwerking ervan laten beperken. Je kunt ook een kopie van je persoonsgegevens vragen of de gegevens laten overdragen.Wanneer de verwerking van bepaalde persoonsgegevens berust op toestemming, heb je het recht om deze toestemming in te trekken.Een verzoek tot inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdracht of intrekking van de toestemming, kan gericht worden aan dpo@azmonica.be met bewijs van je identiteit. Een verzoek zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand na verkrijging worden beantwoord..

6. Vertrouwelijkheid, beheer en beveiliging

AZM verbindt zich ertoe om de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van je persoonsgegevens te waarborgen. De verwerking gebeurt conform de Europese Verordening 2016/679 (GDPR of AVG) van 25 mei 2016.AZM bewaart je persoonsgegevens in beveiligde databases en op papier in afgesloten dossiers, beheerd door de selectie- en HR-diensten van AZM of desgevallend bij de verwerker van de persoonsgegevens (op servers in België).

AZM heeft onder andere de volgende organisatorische en technische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle werknemers die namens AZM van je persoonsgegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan, en zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• AZM stelde een functionaris voor gegevensbescherming aan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We eisen van elke onderaannemer, derde partij of partner waarmee AZM samenwerkt, dat zij de Wetgeving Bescherming Persoonsgegevens te allen tijde respecteren en de nodige maatregelen nemen conform de GDPR.
• De servers en apparaten van onze werknemers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware.
• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

AZM waarborgt dat uw data niet wordt doorgegeven aan derden voor commerciële of anderedoeleinden. Ook zal AZM nooit gegevens van kandidaten verkopen of verhandelen.
Voor de praktische uitvoering kan AZM beroep doen op leveranciers (bv. rekruteringssoftware, testleverancier, interim- en selectiekantoor, …) die toegang krijgen tot bepaalde gegevens van kandidaten om diensten (bv. inplannen van een assessment, uitnodiging testafname, …) te leveren in kader van het rekruterings- en selectieproces.

7. Cookies & careersite

Naast de persoonsgegevens die u vrijwillig bezorgd aan AZM in het kader van een sollicitatie of vraag, gebruikt AZM ook cookies om gegevens te verzamelen.

Cookies helpen AZM inzien hoe kandidaten de careersite gebruiken en hoe AZM de careersite beter en kandidaatvriendelijker kan maken. Daarnaast maakt AZM gebruik van JavaScript, voor bijvoorbeeld het tonen van eerder bekeken vacatures.

U kan onze cookies op twee manieren accepteren: de cookiemelding die je op je eerste bezoek ziet sluiten of simpelweg verdergaan op de careersite.

Careersite sessie (genaamd session, session_sig)
Tijdelijk informatie van je sessie (careersitebezoek) opslaan. Hierdoor hoeft u bijvoorbeeld een formulier niet opnieuw in te vullen als je een pagina herlaadt, of niet alle velden in één keer juist invult. Deze cookie wordt na de sessie verwijderd.

Cookiemelding (genaamd CookieBar)
Deze cookie gebruiken we om te onthouden of je de cookiemelding wel of niet gesloten hebt. Zonder dit cookie zal de melding niet permanent gesloten kunnen worden. Deze cookie wordt na één jaar verwijderd

Google Analytics (genaamd _ga, _gat)Met Google Analytics meten we hoe u de careersite gebruikt en hoe je ons hebt gevonden. Deze kennis gebruikt AZM om onze sites te verbeteren. Deze cookie komt van Google en wordt na maximaal twee jaar verwijderd.

Errorception (genaamd cfduid)
Deze cookie gebruikt AZM om foutmeldingen te monitoren in de browsers van de bezoekers. Deze cookie wordt na maximaal 30 dagen verwijderd.

Indien u dit niet wil, kan u de cookies en JavaScript natuurlijk ook uitschakelen. Gelieve er rekening mee te houden dat de careersite dan mogelijks niet optimaal werkt.

8. Wijzigingen

AZM behoudt zich het recht om op ieder moment deze sollicitatie privacyverklaring aan te passen. Als de wijzigingen een wezenlijke impact hebben op de uitvoering van de afspraken met de kandidaat, zullen deze steeds gecommuniceerd worden aan de kandidaat.
Wijzigingen worden aangekondigd op de website www.azmonica.be.

We adviseren je om de verklaring geregeld opnieuw na te kijken.

9. Klachten

Bij indruk of aanwijzingen van misbruik of mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan direct contact op met de selectiedienst (rekrutering@AZM.be). Je wordt zo snel mogelijk verder geholpen.

Heb je toch nog vragen of geraak je er niet uit? Dan kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via dpo@azmonica.be.

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (vroegere Privacy commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).